Een PDF-bestand is het resultaat van een opmaak of lay-out die gemaakt is in een opmaakpakket. Bijvoorbeeld Adobe InDesign, Publisher of Quark Xpress. We gaan ervan uit dat we een PDF
gebruiken om de RiP of de printer aan te sturen. Een PDF kan ook een eindproduct zijn, denk aan het online publiceren van dit bestand. Je kan een lay-out of opmaak laten maken bij een grafisch
ontwerpbureau, reclamebureau, … ofwel maak je “in huis” de documenten op. Het resultaat zal steeds een PDF bestand zijn dat je zelf print.
Als je een lay-out buitenhuis laat maken zal je een PDF aangeleverd krijgen, dit noemen we “inkomende data”. Indien deze volgens de afgesproken specificaties aangeleverd is, zal je probleemloos printen. Indien dat niet zo is dan moet je de gewenste instellingen doorgeven, zodat men jou een correcte PDF kan aanleveren, meestal is dit een éénmalige actie. Je kan hiervoor advies vragen aan een digital print expert.
Indien je zelf de opmaak verzorgt, rekening houdend met enkele typografische regels, dan creëer je zelf het PDF-bestand. Dit noemen we “creatie van data”. Ook hierover kan je advies inwinnen
bij een digital print expert.
Om naar wens te printen, maakt het niet uit of je werkt met inkomende data (extern gemaakte PDF) of met intern gemaakte data (creatie van PDF). Wel is er een verschil in verantwoordelijkheid.
Wanneer een PDF binnenkomt, gemaakt in jouw opdracht, dan verwacht je dat deze voldoet aan een aantal eisen met betrekking tot de drukbaarheid. De file is met andere woorden “drukklaar”. Indien je zelf de PDF maakt dan ben jijzelf verantwoordelijk voor de inhoud en de printkwaliteit.
Om er zeker van te zijn dat de inhoud correct afgedrukt wordt en dat de printkwaliteit voldoet aan de gewenste kwaliteitseisen, kan je gebruik maken van hulpmiddelen. Deze kunnen op een
automatische of manuele manier een PDF-bestand controleren. Bij correcte validatie krijg je een gecertificeerde PDF. Deze geeft je “printzekerheid”, dit wil zeggen dat je afdruk er hetzelfde zal uitzien als wat je ziet op het scherm. Dus de inhoud wordt correct weergegeven.